Administrativní bezpečnost

Vyhláška v rámci přechodných ustanovení (§ 37 odst. 1) uvádí, že lze používat administrativní pomůcky vyhotovené podle příloh č. 1 až 7 k vyhlášce č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění účinném přede dnem nabytí účinnosti vyhlášky, a to za předpokladu, že do nich budou doplněny všechny položky stanovené novou vyhláškou a budou vedeny způsobem stanoveným novou vyhláškou.

Vzory administrativních pomůcek uvedené v přílohách nové vyhlášky obsahují, s výjimkou pomocného jednacího protokolu, kde došlo ke změně nadpisů sloupců č. 1 a 16, pouze drobné změny oproti předchozí právní úpravě, které v ostatních případech nevyžadují provedení dodatečných úprav v nadpisech jednotlivých položek již používaných administrativních pomůcek. Úprava tedy musí být provedena minimálně v nadpisech sloupců č. 1 a 16 pomocného jednacího protokolu.

Ode dne nabytí účinnosti nové vyhlášky (1. 1. 2023) musí být administrativní pomůcky, včetně těch, které byly zavedeny do užívání před uvedeným termínem, vedeny podle pokynů uvedených v přílohách nové vyhlášky.

Cílem výše uvedeného přechodného ustanovení je jednak co nejmenší administrativní zatížení dotčených subjektů v souvislosti se změnou právní úpravy a rovněž minimalizace ekonomických dopadů na dotčené subjekty tím, že je umožněno i nadále používat administrativní pomůcky, které byly zavedeny do užívání před nabytím účinnosti nové vyhlášky, ale také vyčerpat případnou „zásobu“ administrativních pomůcek pořízených v době účinnosti vyhlášky č. 529/2005 Sb.

Vyhláška v rámci přechodných ustanovení (§ 37 odst. 2) uvádí, že utajovaný dokument, který byl do nabytí účinnosti nové vyhlášky evidován pod jiným evidenčním označením přiděleným z administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky č. 529/2005 Sb., nemusí být přeevidován.

To znamená, že utajovaný dokument může být i nadále evidován v této administrativní pomůcce, a to až do jeho vyřazení nebo zrušení jeho stupně utajení. Do administrativních pomůcek bude utajovaný dokument v případě jeho předání, zapůjčení nebo pohybu zaznamenán pod jiným evidenčním označením podle § 4 odst. 3 vyhlášky č. 529/2005 Sb., pod kterým byl zaevidován. V předmětné další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky č. 529/2005 Sb. tak budou prováděny všechny standardní evidenční záznamy včetně případných oprav a tato pomůcka bude vedena až do vyřazení všech v ní evidovaných utajovaných dokumentů.

Ode dne nabytí účinnosti nové vyhlášky již není možné z další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky č. 529/2005 Sb. přidělovat nová jiná evidenční označení, není tedy možné v ní nově zaevidovat žádný další utajovaný dokument.

Zároveň upozorňujeme, že pokud je v další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky č. 529/2005 Sb. evidován utajovaný dokument v nelistinné podobě stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, který má být odeslán, musí být přeevidován do jednacího protokolu, pokud se nejedná o utajovaný dokument cizí moci. Důvodem je skutečnost, že utajovaný dokument v nelistinné podobě musí být při přepravě vybaven průvodním listem (stane se tak přílohou průvodního listu – utajovaného dokumentu v listinné podobě). Tento průvodní list ale v případě uvedených stupňů utajení nemohl být zaevidován v další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky č. 529/2005 Sb. ani podle předchozí právní úpravy (§ 12 odst. 1 vyhlášky č. 529/2005 Sb.).

Podepsat autentizaci administrativní pomůcky (přelepy konců prošití a doložku o počtu listů s datem vydání administrativní pomůcky do užívání) podle § 4 odst. 1 vyhlášky může odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba nebo bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba. Ze znění tohoto ustanovení vyhlášky vyplývá, že k autentizaci administrativní pomůcky bezpečnostní ředitel pověřen být nemusí.

Vyhláška v § 4 odst. 1 větě třetí stanoví, že k podpisu autentizace jednacího protokolu nelze pověřit osobu, která je pověřena jeho vedením, a to s jedinou výjimkou, kdy je jednací protokol veden odpovědnou osobou, která zároveň vykonává funkci bezpečnostního ředitele. K takové situaci může dojít zpravidla u malých subjektů, kde není k dispozici žádná další osoba, která by mohla být pověřena buď vedením jednacího protokolu, nebo podpisem v rámci jeho autentizace (např. u podnikající fyzické osoby).

V ostatních případech, kdy jednací protokol vede odpovědná osoba, nebo bezpečnostní ředitel, může podepsat autentizaci daného jednacího protokolu buď druhá z těchto osob, nebo bude nutné, aby odpovědná osoba, případně bezpečnostní ředitel pověřil k podpisu autentizace jednacího protokolu jinou osobu.

Pověření k autentizaci musí být písemné a musí být uchováno až do vyřazení příslušné administrativní pomůcky (§ 4 odst. 1 věta poslední vyhlášky).

Důvodem, proč je vyžadováno, aby osoba, která je pověřena vedením jednacího protokolu, nemohla sama podepsat jeho autentizaci, jsou zvýšené požadavky na zajištění ochrany jednacího protokolu, jako administrativní pomůcky k evidenci utajovaných dokumentů, před případným pozměňováním evidence a jinými nežádoucími zásahy. V případě výše uvedené výjimky podle § 4 odst. 1 věty třetí za středníkem se jedná o případ, kdy jiná osoba k zajištění splnění stanovených podmínek není k dispozici.

V případě nedostatku místa nebo řádků v tabulkách uvedených na vnitřní straně desek jednacího protokolu podle přílohy č. 1 k vyhlášce, do kterých se zapisují jména a příjmení osob pověřených vedením jednacího protokolu, období, ve kterém jednací protokol vedou, a podpisové vzory, resp. jména a příjmení členů skartačních komisí pro jednotlivé roky, případně rozmezí let, a jejich podpisy, lze:

1. tabulky se všemi požadovanými položkami uvést na dalších prázdných stranách jednacího protokolu, pokud jednací protokol takové strany obsahuje (předsádka, vnitřní strana zadních desek,
2. v případě členů skartační komise uvést na vnitřních deskách jednacího protokolu odkazy na dokumenty, případně vnitřní předpisy, které budou obsahovat všechny údaje, které by měly být uvedeny v tabulce podle přílohy č. 1 vyhlášky. Při zvolení tohoto postupu bude nezbytné zajistit uchování dokumentu, na který bude v jednacím protokolu uveden odkaz nahrazující vyplnění požadovaných údajů v tabulce na vnitřní straně desek jednacího protokolu, alespoň do vyřazení jednacího protokolu.

Jednací protokoly jsou zpravidla neutajovanou administrativní pomůckou a utajované informace by tedy do nich neměly být zapisovány (výjimkou jsou jednací protokoly vedené zpravodajskými službami).

V případě, že bude nezbytné do jednacího protokolu utajované informace zapsat (např. původcem UI bude zpravodajská služba), je možné, kromě neutajovaného jednacího protokolu, vést pouze pro tyto informace zvláštní jednací protokol v režimu odpovídajícím nejvyššímu stupni utajení těchto informací.

Pokud bude do neutajovaného jednacího protokolu „omylem“ zapsána utajovaná informace, musí být jednací protokol utajen, a to podle stupně utajení zapsané informace. Záznam obsahující utajovanou informaci musí být označen odpovídajícím stupněm utajení (obdobným způsobem jako je uvedeno v § 8 odst. 2 větě čtvrté a páté vyhlášky č. 275/2022 Sb.) a s jednacím protokolem musí být dále nakládáno jako s utajovaným dokumentem stejného stupně utajení. Evidence dalších utajovaných dokumentů vedená v jednacím protokolu v listinné podobě bude:

1. vedena v novém neutajovaném jednacím protokolu – číslo jednací bude navazovat na poslední číslo jednací přidělené z předchozího jednacího protokolu, do předtištěného rámečku nad sloupce č. 1 až 2 jednacího protokolu se zapíše rozmezí pořadových čísel počínaje pořadovým číslem navazujícím na poslední číslo jednací z předchozího jednacího protokolu a konče pořadovým číslem z posledního řádku na dané stránce nově založeného neutajovaného jednacího protokolu (např. 28 – 30), předcházející nevyužité řádky se proškrtnou (v této souvislosti však upozorňujeme, že může dojít k tomu, že v případě opakování této situace bude evidence utajovaných dokumentů vedena v mnoha jednacích protokolech), nebo
2. pokračovat v původním jednacím protokolu (již utajovaném) s tím, že další utajované informace do ní zapsané bude nutno v řádku, kde je záznam uveden, označit stupněm utajení.

Evidence utajovaných dokumentů vedená v elektronickém systému spisové služby bude pokračovat kontinuálně a v jednacím protokolu vedeném v elektronické podobě pomocí jiné aplikace lze, pokud to bude technicky možné, využít i postup uvedený v písm. a) výše.

Ani nová vyhláška ani vyhláška č. 529/2005 Sb. nestanoví povinnost uzavřít sběrný arch na konci kalendářního roku, ačkoliv se to vzhledem k diferenci v kalendářním roce, který je součástí čísla jednacího, ke kterému je sběrný arch veden, s kalendářním rokem uvedeným v rámci data vzniku utajovaných dokumentů vzniklých nebo doručených až v následujícím kalendářním roce, jeví jako vhodný postup.

Ve sběrném archu, založeném před nabytím účinnosti nové vyhlášky, lze v evidenci pokračovat stejným způsobem jako doposud, jen je nezbytné při vyplňování jednotlivých údajů postupovat podle pokynů uvedených v příloze č. 7 nové vyhlášky. Případný další založený list téhož sběrného archu musí splňovat všechny náležitosti podle nové vyhlášky, včetně názvu subjektu, u kterého je veden, a podpisu podle § 4 odst. 2 vyhlášky.

Na složení čísla jednacího, ke kterému byl založen sběrný arch před nabytím účinnosti nové vyhlášky, se ani po 1. 1. 2023 nic nemění. Pokud budou v takovém sběrném archu evidovány nově vzniklé nebo doručené utajované dokumenty, budou standardně v čísle jednacím rozlišovány pořadovými čísly z daného sběrného archu, a pokud číslo jednací, ke kterému byl sběrný arch založen, neobsahovalo označení subjektu, u kterého bylo přiděleno, nebude ho obsahovat ani u utajovaných dokumentů nově evidovaných v tomto sběrném archu.

Dalším možným postupem je uzavření sběrného archu založeného před nabytím účinnosti nové vyhlášky, zaevidování dalšího nově vzniklého nebo doručeného utajovaného dokumentu týkajícího se téže věci v jednacím protokolu (nový iniciační utajovaný dokument) a založení nového sběrného archu k nově přidělenému číslu jednacímu. Číslo jednací přidělené po nabytí účinnosti nové vyhlášky již bude obsahovat všechny nově stanovené prvky, tedy i označení orgánu státu nebo jeho organizační součásti, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, u které bylo číslo jednací přiděleno. V tomto případě bude nezbytné propojit evidenční záznamy původního i nového čísla jednacího v jednacím protokolu pomocí křížových odkazů (informace o souvislosti čísel jednacích). Tato informace by měla být uvedena i na oba předmětné sběrné archy.

Podle § 5 odst. 1 vyhlášky musí být k utajovanému dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo k utajovanému dokumentu cizí moci stupně utajení, který odpovídá stupni utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo ke spisu obsahujícímu utajované dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, vyhotoven kontrolní list.

Kontrolní list tedy musí být vyhotoven i k utajovanému dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, který byl doručen omylem.

Sběrný arch je podle § 3 odst. 1 písm. g) vyhlášky administrativní pomůckou určenou pro rozšíření evidenčního záznamu v jednacím protokolu v případě evidování většího počtu utajovaných dokumentů k téže věci. Sběrný arch se zakládá po zaevidování iniciačního utajovaného dokumentu v jednacím protokolu. Tento iniciační utajovaný dokument se současně zaeviduje do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Další utajované dokumenty, které se týkají téže věci, se následně do sběrného archu evidují v pořadí, ve kterém vznikly nebo byly doručeny.

Podle § 5 odst. 1 vyhlášky musí být k utajovanému dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo k utajovanému dokumentu cizí moci stupně utajení, který odpovídá stupni utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo ke spisu obsahujícímu utajované dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, vyhotoven kontrolní list. Kontrolní list spisu je účelný v případě, kdy se fyzická osoba seznamuje s celým spisem, protože v tomto případě nahrazuje zápis seznámení v kontrolním listu spisu zápisy v kontrolních listech jednotlivých utajovaných dokumentů.

K iniciačnímu utajovanému dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné musí být vyhotoven kontrolní list. Kontrolní listy musí být vyhotoveny i ke všem ostatním utajovaným dokumentům, které budou ve sběrném archu evidovány (podle § 13 odst. 2 vyhlášky lze ve sběrném archu evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně utajení), protože do doby uzavření sběrného archu bude u každého z těchto utajovaných dokumentů docházet k samostatné a často i odlišné manipulaci, a k jednotlivým utajovaným dokumentům tedy může mít díky tomu přístup různý okruh oprávněných osob.

Po uzavření sběrného archu lze, podle § 13 odst. 4 vyhlášky, manipulovat vždy pouze s celým spisem, který v okamžiku uzavření sběrného archu tvoří ukládané utajované dokumenty evidované v daném sběrném archu. Je nanejvýš vhodné vyhotovit po uzavření sběrného archu kontrolní list spisu, jinak by musely osoby, které budou mít ke spisu přístup, zaznamenávat seznámení se s obsahem utajovaných dokumentů ve všech jednotlivých kontrolních listech utajovaných dokumentů, které tvoří spis a ke kterým tedy budou mít přístup.

Teoreticky není vyloučeno ani založení kontrolního listu spisu ještě před uzavřením sběrného archu. Vzhledem k tomu, že je ve většině případů nezbytné s jednotlivými utajovanými dokumenty manipulovat samostatně, by jeho vedení bylo, až na velice specifické situace, nadbytečné, neboť by zápisy v něm musely být prováděny v podstatě duplicitně souběžně se záznamy v kontrolních listech jednotlivých utajovaných dokumentů tvořících spis.

Kontrolní list je, podle § 3 odst. 1 písm. f) vyhlášky, administrativní pomůckou určenou pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu nebo spisu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily.

Pokud dojde k přeevidování utajovaného dokumentu pod nové číslo jednací v rámci jednoho evidenčního místa, například do sběrného archu nebo do jiného jednacího protokolu, nemusí být k tomuto utajovanému dokumentu vytvářen nový kontrolní list. Nové číslo jednací se vyznačí na stávajícím kontrolním listu (viz vzor kontrolního listu uvedený v příloze č. 6 k vyhlášce).

Zjistí-li příjemce zásilky doručené držitelem poštovní licence po otevření vnější obálky této zásilky, že na vnitřní obálce zásilky je uveden jiný adresát, zásilku zaeviduje, aniž by otevíral vnitřní obálku, přičemž do sloupce č. 6 jednacího protokolu uvede místo údaje o počtu listů slovo „obálka“.

Doporučujeme, aby příjemce neprodleně kontaktoval v této věci odesílatele. Odesílatel může k příjemci vyslat pověřeného zástupce, který zkontroluje obsah zásilky. Pokud potvrdí, že obsah zásilky nebyl určen pro příjemce, nebo pokud odesílatel nebude řešit situaci uvedeným způsobem, bude příjemce postupovat s využitím § 10 odst. 3 vyhlášky a zásilku vrátí zpět odesílateli. Do sloupce č. 7 jednacího protokolu uvede např. slova „Omylem doručená zásilka“, na neotevřenou vnitřní obálku doručené zásilky uvede slova „Doručeno omylem“, název a adresu příjemce, který zásilku omylem obdržel, datum, jméno, příjmení a podpis osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

V případě, že je na vnitřní obálce uvedeno více čísel jednacích (zásilka obsahuje více utajovaných dokumentů), evidence v jednacím protokolu se provede podle nejvyššího stupně utajení, který vyplývá ze zkratky příslušného stupně utajení uvedené v čísle jednacím.

Vzhledem ke skutečnosti, že příjemce neotevírá vnitřní obálku a nedošlo k přístupu k utajované informaci (pokud nebyla zásilka určena pro něj, tak nesplňuje jednu ze zákonných podmínek pro přístup k utajované informaci – potřebu znát), nevyhotovuje se v tomto případě kontrolní list.

Na utajovaném dokumentu je původce povinen vyznačit mj. datum vzniku (§ 21 odst. 1 zákona,
§ 14 odst. 1 a 4, § 16 odst. 1 a § 17 odst. 1 vyhlášky). Datum vzniku musí být vyznačeno i na utajovaných přílohách utajovaného dokumentu.

Za vznik utajovaného dokumentu považujeme okamžik, kdy je utajovaný dokument skutečně fyzicky vyhotoven. V případě utajovaného dokumentu nebo přílohy v listinné podobě je to okamžik jeho vytištění či ruční „napsání“; v případě utajovaného dokumentu nebo přílohy v nelistinné podobě, např. paměťového nosiče, okamžik zápisu dat apod.; v případě utajovaného dokumentu v elektronické podobě vzniklého v elektronickém systému spisové služby za vznik považujeme vložení příslušné utajovaného souboru (komponenty).