Průmyslová bezpečnost – osvědčení podnikatele

Komunikuji v rámci bezpečnostního řízení s Úřadem prostřednictvím datové schránky, existuje nějaké doporučení, co se má uvádět v datové zprávě v poli „Věc“?

Úřad doporučuje uvádět při komunikaci prostřednictvím informačního systému datových schránek (ID Úřadu - h93aayw) v oblasti bezpečnostního řízení o vydání osvědčení podnikatele v datové zprávě v poli „Věc“ – „Bezpečnostní řízení“. V případě podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele v datové zprávě do pole „Věc“ uvést „Žádost o vydání osvědčení podnikatele“.

V případě, že reagujete na písemnost Úřadu (dožádání, sdělení, oznámení, rozhodnutí...), uvádějte také číslo jednací, kterým byla tato písemnost označena (např. 11000/2009-NBÚ/21,...). Číslo jednací doporučujeme uvést rovněž do pole „Věc“ (např. „Bezpečnostní řízení č.j.11000/2024-NBÚ/21...“).

Naše společnost potřebuje získat osvědčení podnikatele. Jak má postupovat?

Žádost o vydání osvědčení podnikatele je možno podat osobně na podatelnu Úřadu, zaslat ve formě poštovní zásilky, prostřednictvím informačního systému datových schránek nebo elektronické podatelny Úřadu. Žádost musí obsahovat:

  1. formulář „žádost podnikatele“ s uvedením příslušného stupně utajení a formy výskytu utajovaných informací (§ 20 zákona), obsahující písemné zdůvodnění nutnosti přístupu podnikatele k utajované informaci,
  2. vyplněný dotazník podnikatele v listinné i elektronické podobě (soubor výhradně ve formátu .zfo, nebo .xml), jehož přílohou je i seznam funkcí a osob, u kterých se předpokládá přístup k utajovaným informacím,
  3. bezpečnostní dokumentaci podnikatele (§ 98 zákona),
  4. písemnosti nutné k ověření splnění podmínek podle § 16 zákona – § 3 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti, a
  5. prohlášení o zproštění povinnosti mlčenlivosti věcně a místně příslušného správce daně a jiné osoby zúčastněné na správě daní podle § 52 odst. 2 daňového řádu, a to v plném rozsahu údajů za účelem provedení bezpečnostního řízení.

Bližší informace získáte v části Ochrana utajovaných informací – Průmyslová bezpečnost – Jak požádat o osvědčení podnikatele.

Musí se žádost o vydání osvědčení podnikatele doručit Úřadu osobně?

Nemusí, žádost je možné podat osobně na podatelně Úřadu i zasláním ve formě poštovní zásilky, prostřednictvím informačního systému datových schránek nebo elektronické podatelny Úřadu.

Bližší informace získáte v části Ochrana utajovaných informací – Průmyslová bezpečnost – Jak požádat o osvědčení podnikatele v sekci Způsob a forma podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele.

Může být odpovědnou osobou osoba, která není členem statutárního orgánu?

Odpovědnou osobou u podnikatele je:

  1. u podnikající fyzické osoby tato osoba,
  2. u právnické osoby
    • statutární orgán - jednotlivec nebo
    • osoba, která je členem vícečlenného statutárního orgánu, nebo
    • osoba mimo statutární orgán.

V případě bodu 2. písmena b) prokazuje podnikatel pověření osoby ze statutárního orgánu výkonem funkce odpovědné osoby písemným pověřením konkrétního člena statutárního orgánu učiněným podle způsobu jednání za podnikatele.

V případě bodu 2. písmena c) prokazuje podnikatel pověření osoby výkonem funkce odpovědné osoby písemným pověřením této osoby a zmocněním jednat jménem či za právnickou osobu podle zvláštního právního předpisu (např. § 441 občanského zákoníku) učiněným podle způsobu jednání za podnikatele.

Písemné pověření a zmocnění podle bodu 2. písmena b) nebo c) není povinnou součástí žádosti o vydání osvědčení podnikatele ani povinným dokladem k doložení oznamované změny odpovědné osoby, podnikatel je standardně předkládá až na základě konkrétní výzvy Úřadu.

V rámci žádosti o vydání osvědčení podnikatele nesmí být některé dokládané písemnosti starší 60 dnů od data vystavení. K jakému datu je toto počítáno?

Lhůta 60 dnů se počítá od data vystavení písemnosti k datu podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele (pokud jsou součástí žádosti), resp. od data vystavení písemnosti k datu zaslání těchto písemností Úřadu (pokud jsou zasílány dodatečně např. jako doplnění úplnosti žádosti o vydání osvědčení podnikatele, ale i jako doložení oznamované změny).

Odpovědná osoba je povinna zajistit jednou ročně proškolení fyzických osob, které mají přístup k utajované informaci. Kdo proškolí odpovědnou osobu?

Odpovědná osoba je povinna proškolení fyzických osob zajistit, nikoliv ho tedy sama provádět. Odpovědná osoba se nebude proškolovat sama, ale je povinna proškolení zajistit i pro sebe.

Může podnikatel podat žádost o vydání osvědčení podnikatele před připsáním správního poplatku na účet Úřadu?

Ne, bezpečnostní řízení o žádosti podnikatele o vydání osvědčení podnikatele nebude bez doložení zaplacení správního poplatku, resp. před jeho připsáním na účet Úřadu, zahájeno, žádost podnikatele bude v tomto případě podnikateli vrácena.

Jakým způsobem lze uhradit správní poplatek?

Způsoby a formy úhrady správního poplatku:

  1. na podatelně Úřadu před osobním podáním žádosti o vydání osvědčení podnikatele, a to úhradou prostřednictvím platebního terminálu nebo v hotovosti,
  2. vylepením kolků v hodnotě požadovaného poplatku na formulář žádost podnikatele (pouze do výše 5 000 Kč; platba vylepením kolků možná pouze do 31.12.2024),
  3. bezhotovostním převodem na účet Úřadu: 19-105881/0710 vedený u České národní banky, jako variabilní symbol musí být uvedeno IČ podnikatele, ve zprávě pro příjemce podnikatele uvede, že se jedná o správní poplatek a ID své datové schránky: „správní poplatek, ISD: xxxxxx“, přičemž úhradou se rozumí připsání platby na účet Úřadu. (Vzhledem k tomu, že může nastat prodleva několika dnů mezi podáním příkazu k úhradě a jejím připsáním na účet Úřadu, je třeba vyčkat s podáním žádosti o vydání osvědčení podnikatele až po obdržení datové zprávy od Úřadu, která obsahuje potvrzení o uhrazení poplatku a je zasílána neprodleně po připsání úhrady na účet Úřadu.)

Pokud jsem držitelem osvědčení podnikatele na stupeň utajení Důvěrné pro pouhé „seznamování se s utajovanou informací“ (přístup podle § 20 odst. 1 písm. b) zákona) a bude u mě vznikat nebo mi bude poskytována utajovaná informace stupně utajení Vyhrazené, můžu učinit prohlášení podnikatele?

Ano, v tomto případě může být podnikatel držitelem osvědčení podnikatele i učinit prohlášení podnikatele. Pokud je však podnikatel držitelem osvědčení podnikatele pro přístup k utajované informaci v plném rozsahu (přístup podle § 20 odst. 1 písm. a) a b) zákona), prohlášení podnikatele nečiní.

Jsme držitelem osvědčení podnikatele a nově jsme vybudovali zabezpečenou oblast kategorie Vyhrazené. Máme povinnost Úřadu zaslat Projekt fyzické bezpečnosti týkající se této zabezpečené oblasti kategorie Vyhrazené?

Úřad podle zákona provádí bezpečnostní řízení a tudíž i ověřuje schopnost podnikatele zabezpečit ochranu utajovaných informací v oblasti fyzické bezpečnosti až od stupně utajení Důvěrné. Projekt fyzické bezpečnosti k zabezpečené oblasti kategorie Vyhrazené proto Úřadu nezasílejte. Ve vztahu k uvedenému doporučujeme, aby podnikatel písemně informoval Úřad o tom, že zřídil další zabezpečenou oblast kategorie Vyhrazené s uvedením místa (adresy) zřízení této oblasti.

K jakému datu budu jako držitel osvědčení podnikatele zasílat pravidelné roční hlášení změn podle § 68 písm. d) zákona?

Pravidelné roční hlášení změn podle § 68 písm. d) zákona je držitel osvědčení podnikatele povinen zasílat Úřadu vždy ke dni, který se datem shoduje se dnem vydání osvědčení podnikatele. Pokud je podnikatel držitelem více osvědčení podnikatele, oznamuje změny údajů pouze v jednom vyhotovení. Ve „změnovém dotazníku podnikatele“ uvede všechny stupně utajení a formy přístupu, která tato osvědčení obsahují. Oznamování změn údajů v tomto případě předkládá podnikatel Úřadu k tomu dni, na který připadá datum vydaní osvědčení podnikatele, které bylo podnikateli vydáno dříve.

Je-li podnikateli vydáno „náhradní“ osvědčení podnikatele, neboť ohlásil Úřadu odcizení nebo ztrátu „původně vydaného“ osvědčení podnikatele nebo došlo k jeho poškození nebo změně některého z údajů v něm uvedených, je za den vydání osvědčení podnikatele nadále pokládán den vydání „původně vydaného“ osvědčení podnikatele.

Jak správně vyplnit písmeno h) dotazníku podnikatele (§ 97 písm. h zákona) – zahraniční obchodní partneři?

Při vyplňování údajů v písmenu h) dotazníku podnikatele (§ 97 písm. h zákona) – zahraniční obchodní partneři, s výjimkou obchodních partnerů z členských států Evropské unie, s celkovým finančním objemem uskutečněných obchodů nad 2 000 000 Kč v posledních pěti letech, postupuje podnikatel následovně:

  1. V žádosti podle § 96 odst. 1 zákona podnikatel zjišťuje, zda v posledních 5 letech uzavřel obchody se zahraničním partnerem, jejichž celkový roční objem alespoň v jednom z pěti sledovaných let přesáhl částku 2 mil. korun. Pokud ano, je údajem vyplňovaným v dotazníku podnikatele; do položky „objem obchodů“ uvede výši všech obchodů s tímto partnerem za celé období 5 let.
    Příklady:
    A) r. 2019 – 500 tis., r. 2020 – 2 mil., r. 2021 – 200 tis., r. 2022 – 300 tis., r. 2023 – 1 mil. = nehlásí, protože v žádném z posledních pěti let nepřesáhl celkový roční objem výši 2 mil. Kč;
    B) r. 2019 – 600 tis., r. 2020 – 2,1 mil., r. 2021 – 300 tis., r. 2022 – 1,7 mil., r. 2023 – 500 tis. = hlásí, protože v roce 2020 přesáhl celkový roční objem výši 2 mil. Kč a v položce objem obchodů uvede částku 5,2 mil., tedy součet všech obchodů za 5 let
  2. V hlášení změn podle § 68 písm. d) zákona podnikatel zjišťuje, zda od data vydání osvědčení, pokud se jedná o první hlášení změn podle § 68 písm. d) zákona, nebo od data posledního hlášení změn podle § 68 písm. d) zákona uzavřel obchody se zahraničním partnerem, jejichž celkový objem v tomto období přesáhl částku 2 mil. korun, pokud ano, je údajem vyplňovaným v dotazníku podnikatele. Do položky „objem obchodů“ uvede výši všech obchodů s tímto partnerem za toto období.
  3. V žádosti podle § 96 odst. 4 zákona podnikatel zjišťuje, zda od data posledního hlášení změn podle § 68 písm. d) zákona (výjimečně od data vydání osvědčení, pokud bude podle § 96 odst. 4 zákona žádat ještě před prvním hlášení změn) uzavřel obchody se zahraničním partnerem, jejichž celkový objem v tomto období přesáhl částku 2 mil. korun, pokud ano, je údajem vyplňovaným v dotazníku podnikatele. Do položky „objem obchodů“ uvede výši všech obchodů s tímto partnerem za toto období.

Co musí obsahovat bezpečnostní dokumentace podnikatele?

Bližší informace k obsahu bezpečnostní dokumentace podnikatele naleznete zde.