Níže uvedené předpisy budou v textu uváděny ve zkratce.
Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“).
Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací , ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška“).
Otázky související s aplikací vyhlášky č. 275/2015 Sb., kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací (dále jen „vyhláška“)
- Jaký rok skartačního řízení vyznačí fyzická osoba na utajovaný dokument, zapsaný nebo zaevidovaný ve sběrném archu, při jeho uložení ve sběrném archu?
- Má po uzavření sběrného archu „vzniklý soubor dokumentů“, v němž jsou utajované dokumenty obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné a vyšší vlastní kontrolní list nebo se používá kontrolní list utajovaného dokumentu, kterým se zakládá sběrný arch?
- Lze používat administrativní pomůcky vzniklé před nabytím účinnosti vyhlášky, a musí se provést nějaká změna v popisech či kolonkách administrativních pomůcek podle novely po 1. lednu 2016?
- Vyhotovuje se kontrolní list k utajovanému dokumentu obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné doručenému omylem?
- Jak se postupuje, když po otevření vnější obálky zásilky adresát zjistí, že uvnitř je vnitřní obálka zásilky určená pro jiného adresáta?
- Jakým způsobem se novelou vyhlášky mění evidence poznámkových sešitů nebo knih určených k zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace?
- Co se považuje za vznik dokumentu? Je to jeho vyhotovení, nebo schválení zaměstnancem s podpisovou pravomocí?
- Musíme v souvislosti s novelou vyhlášky zavést nové administrativní pomůcky?
- Kdy a jak je možné ničit utajované dokumenty?
- Musí mít bezpečnostní ředitel pověření odpovědné osoby k autentizaci administrativních pomůcek podle § 3 odst. 3 vyhlášky? Může provést osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba pověřená vedením administrativních pomůcek sloužících k evidenci autentizaci příslušné administrativní pomůcky?
- Jak postupovat v případě, že složení skartační komise, které je podle přílohy č. 1 k vyhlášce uvedené na vnitřních deskách jednacího protokolu nebo další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky, nelze zapsat z důvodu nedostatku místa (řádků v tabulce) nebo rozsáhlosti skartační komise?V rámci jednoho evidenčního místa se při přeevidování utajovaného dokumentu z jedné administrativní pomůcky určené k evidenci do jiné administrativní pomůcky určené k evidenci utajovaných dokumentů kontrolní list utajovaného dokumentu odpojuje a následně vytváří nový nebo se původní kontrolní list nemusí odpojit a zůstává tak u utajovaného dokumentu?
-
Mohou být jednací protokoly utajovanou administrativní pomůckou?
1. OTÁZKA: Jaký rok skartačního řízení vyznačí fyzická osoba na utajovaný dokument, zapsaný nebo zaevidovaný ve sběrném archu, při jeho uložení ve sběrném archu?
ODPOVĚĎ:
Vzhledem k tomu, že konkrétní rok skartačního řízení bude znám až po uzavření sběrného archu nelze na ukládané utajované dokumenty v průběhu ukládání uvést rok skartačního řízení, ale pouze skartační lhůtu.
Až po uzavření sběrného archu podle § 7a odst. 4 věty čtvrté vyhlášky (u sběrného archu s utajovanými dokumenty obsahující utajované informace stupně utajení Vyhrazené) a § 13 odst. 4 věty čtvrté vyhlášky (u sběrného archu s utajovanými dokumenty obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné a Přísně tajné), se na první stranu vzniklého souboru dokumentů uvede mimo jiné rok skartačního řízení, kdy se rok skartačního řízení počítá podle nejvyšší skartační lhůty uvedené na jednotlivých utajovaných dokumentech ve sběrném archu uložených.
Poznámka: Rok, ve kterém se uskuteční skartační řízení je následující rok po uplynutí skartační lhůty. Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost, přičemž spouštěcí událostí nejčastěji bývá až uzavření sběrného archu.
Příklad: v případě sběrného archu, který má uvedenou skartační lhůtu 5 let, a který byl uzavřen v roce 2015, začne skartační lhůta plynout dnem 1. ledna 2016, rokem skartačního řízení tak bude rok 2021, neboť rok 2015 + 5 let + následující rok = rok 2021.
2. OTÁZKA: Má po uzavření sběrného archu „vzniklý soubor dokumentů“, v němž jsou utajované dokumenty obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné a vyšší vlastní kontrolní list nebo se používá kontrolní list utajovaného dokumentu, kterým se zakládá sběrný arch?
ODPOVĚĎ:
Každý utajovaný dokument obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné a vyšší je opatřen ve smyslu § 3 odst. 1 písm. f) vyhlášky kontrolním listem a tedy i v případě výše uvedených utajovaných dokumentů zapsaných nebo zaevidovaných ve sběrném archu.
Vzhledem k tomu, že sběrný arch je podle § 3 odst. 1 písm. g) vyhlášky administrativní pomůckou určenou pro rozšíření evidenčního záznamu v jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky, vznikne sběrný arch zaevidováním utajovaného dokumentu ve výše uvedených administrativních pomůckách a následným zapsáním do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Jeho zapsáním do administrativní pomůcky – sběrný arch se změní i jeho evidenční označení podle § 7a odst. 3 vyhlášky (u sběrného archu s utajovanými dokumenty obsahující utajované informace stupně utajení Vyhrazené) a podle § 13 odst. 3 vyhlášky (u sběrného archu s utajovanými dokumenty obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné a Přísně tajné) tak, že se za pořadové číslo uvede spojovník a pořadové číslo ze sběrného archu, ve kterém je konkrétní utajovaný dokument zapsán nebo evidován.
Z výše uvedeného vyplývá, že doplnění evidenčního označení utajovaného dokumentu, kterým se zakládá sběrný arch, se musí provést i na kontrolním listu utajovaného dokumentu obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné a Přísně tajné.
Uzavření sběrného archu se provádí ve smyslu § 7a odst. 4 a § 13 odst. 4 vyhlášky; dnem uzavření vznikne „soubor utajovaných dokumentů“, který tvoří všechny utajované dokumenty ve sběrném archu uložené. Evidenční označení tohoto souboru utajovaných dokumentů je uvedeno v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky, ve které sběrný arch vznikl a kam se i zaznamenává jeho vyřízení. Tento nedělitelný soubor utajovaných dokumentů se musí ihned opatřit všemi náležitostmi uvedenými ve výše zmíněných ustanovení vyhlášky a kontrolním listem. Přestože je v souboru utajovaných dokumentů zařazeno dokumentů více, bude mít tento soubor utajovaných dokumentů pouze jedno číslo jednací nebo jedno jiné evidenční označení. Z tohoto důvodu bude nutné pro celý soubor utajovaných dokumentů vytvořit pouze jeden kontrolní list, přičemž se bude jednat o kontrolní list utajovaného dokumentu. Kontrolní list vyhotoví osoba, která sběrný arch uzavřela a zapíše se do něj jako první.
3. OTÁZKA: Lze používat administrativní pomůcky vzniklé před nabytím účinnosti vyhlášky, a musí se provést nějaká změna v popisech či kolonkách administrativních pomůcek podle novely po 1. lednu 2016?
ODPOVĚĎ:
Vyhláškou dochází k dílčím změnám ve vzorech administrativních pomůcek uvedených v přílohách vyhlášky č. 529/2005 Sb., ve znění účinném do 31. prosince 2015. Od nabytí účinnosti vyhlášky dnem 1. ledna 2016 bude bezpodmínečně nutné používat administrativní pomůcky, které splňují náležitosti požadované podle nové právní úpravy.
Pokud se bude pokračovat v používání dosavadních administrativních pomůcek, bude nutné upravit příslušné názvy sloupců a doplnit nebo upravit další náležitosti tak, aby plně odpovídaly všem náležitostem nově požadovaným vyhláškou. Znamená to, že tyto administrativní pomůcky budou upraveny tak, že do 31. prosince 2015 budou obsahovat popisy či kolonky požadované podle dosavadní právní úpravy a od 1. ledna 2016, tedy od nabytí účinnosti vyhlášky, budou obsahovat popisy či kolonky požadované podle nové právní úpravy. Nebudou se proto opravovat zpětně před datem 1. ledna 2016, neboť to by bylo v rozporu s tehdy platnou právní úpravou.
Dále v této souvislosti závěrem uvádíme, že v některých případech jsou změny jen dílčí a lze si představit úpravu stávajících administrativních pomůcek, avšak některé změny jsou značně rozsáhlé, proto v takových případech raději doporučujeme zavedení nových administrativních pomůcek, které budou obsahovat všechny povinné náležitosti podle vzorů uvedených v přílohách vyhlášky č. 529/2005 Sb., a to především s cílem zabránit nedodržení povinností spojených právě s používáním administrativních pomůcek podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.
4. OTÁZKA: Vyhotovuje se kontrolní list k utajovanému dokumentu obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné doručenému omylem?
ODPOVĚĎ:
Podle § 3 odst. 1 písm. f) vyhlášky se kontrolní list utajovaného dokumentu obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo kontrolní list utajovaného dokumentu cizí moci obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné vyhotovuje pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily.
K utajovanému dokumentu obsahující utajované informace stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné doručenému omylem se kontrolní list vyhotovuje.
5. OTÁZKA: Jak se postupuje, když po otevření vnější obálky zásilky adresát zjistí, že uvnitř je vnitřní obálka zásilky určená pro jiného adresáta?
ODPOVĚĎ:
Zjistí-li příjemce po otevření vnější obálky zásilky, že vnitřní obálka zásilky (dále jen „zásilka“) je určena pro jiného adresáta, tak tuto zásilku neotvírá, neprodleně ji zaeviduje, na zásilku uvede „Doručeno omylem“ a neprodleně ji vrátí odesílateli.
Při evidenci uvede údaje podle pokynů v příloze č. 1 vyhlášky s tím rozdílem, že ve sloupci č. 6 (počet listů) uvede slovo „zásilka“ a ve sloupci č. 7 (Věc) uvede slova „zásilka zaslaná omylem“.
V případě, že zásilka obsahuje více utajovaných dokumentů uvedených na zásilce, evidence zásilky se provede v evidenci utajovaných dokumentů s nejvyšším stupněm utajení utajovaného dokumentu uvedeného na zásilce.
Kontrolní list u zásilky doručené omylem se nevyhotovuje.
6. OTÁZKA: Jakým způsobem se novelou vyhlášky mění evidence poznámkových sešitů nebo knih určených k zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace?
ODPOVĚĎ:
Evidence poznámkových sešitů nebo knih určených k zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace se nemění. Podle § 18 odst. 1 vyhlášky ji vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Jednotlivá evidenční označení z této evidence začínají zkratkou stupně utajení, pro který je daný poznámkový sešit nebo kniha určen.
Vzhledem k výše uvedenému jde o samostatnou evidenci, která je oddělená od evidence administrativních pomůcek, neboť evidence administrativních pomůcek se vede v souladu s § 3 odst. 8 vyhlášky. Administrativní pomůcky k evidenci utajovaných informací mohou být v souladu s bodem 2 přílohy č. 18 k nařízení vlády č. 522/2005 Sb., kterým se stanoví seznam utajovaných informací, ve znění nařízení vlády č. 240/2008 Sb., označeny jako utajovaná informace.
7. OTÁZKA: Co se považuje za vznik dokumentu? Je to jeho vyhotovení, nebo schválení zaměstnancem s podpisovou pravomocí?
ODPOVĚĎ:
Vznik utajovaného dokumentu v listinné podobě ve smyslu administrativní bezpečnosti podle zákona je spojen s jeho vyhotovením, neboť přestože dosud nedošlo k jeho schválení podpisem zaměstnance s podpisovou pravomocí, je nutné s takovým utajovaným dokumentem nakládat podle zásad a ustanovení ochrany utajovaných informací.
8. OTÁZKA: Musíme v souvislosti s novelou vyhlášky zavést nové administrativní pomůcky?
ODPOVĚĎ:
Novela vyhlášky nestanovuje povinnost zavádět nové administrativní pomůcky. Pokud má podnikatel pomůcky zavedené, je povinen provést jejich úpravu tak, aby naplňovaly znění vyhlášky účinné od 1. 1. 2016, viz odpověď na otázku č. 3: Lze používat administrativní pomůcky vzniklé před nabytím účinnosti vyhlášky a musí se provést nějaká změna v popisech či kolonkách administrativních pomůcek podle novely po 1. lednu 2016?
Pokud však bude podnikatel po 1. lednu 2016 zakládat nové administrativní pomůcky, je povinen je vést v souladu s aktuálním zněním vyhlášky. V této souvislosti upozorňujeme na znění § 3 odst. 3 vyhlášky, ve znění účinném po 1. lednu 2016, podle kterého musí být osoba pověřená k podpisu administrativních pomůcek k tomuto úkonu písemně pověřená a toto písemné pověření musí být uchováno až do vyřazení uvedené administrativní pomůcky (administrativních pomůcek).
9. OTÁZKA: Kdy a jak je možné ničit utajované dokumenty?
ODPOVĚĎ:
Utajovaný dokument je možné ničit dvěma způsoby:
- Komisionálním zničením
- Prostým zničením bez komise
V obou uvedených případech musí zničení proběhnout tak, že utajovaný dokument je znehodnocen do podoby znemožňující jeho rekonstrukci a identifikaci utajované informace, kterou obsahuje;
add. 1) Komisionální zničení utajovaného dokumentu se provádí v následujících případech
a) ničení po skartačním řízení
- zničení utajovaného dokumentu, který nebyl vybrán v procesu skartačního řízení za archiválii (§ 21 odst. 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb., dále jen „vyhláška č. 259/2012 Sb.“),
b) ničení utajovaného dokumentu mimo skartační řízení
- zničení utajovaného dokumentu, který původce vlastní ve více stejnopisech (výtiscích), za předpokladu, že jeden ze stejnopisů (výtisků) prochází procesem skartačního řízení (§ 10 odst. 5 vyhlášky);
add. 2) Prosté zničení utajovaného dokumentu mimo skartační řízení a bez komise
- zničení vadných výtisků (utajovaného dokumentu) a výtisků (utajovaného dokumentu), které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschváleného čistopisu utajovaného dokumentu (§ 8 odst. 6 vyhlášky),
- pozn.: stejně se zničí podkladový materiál po jeho využití, pokud není evidován (§ 8 odst. 6 vyhlášky).
10. OTÁZKA: Musí mít bezpečnostní ředitel pověření odpovědné osoby k autentizaci administrativních pomůcek podle § 3 odst. 3 vyhlášky? Může provést osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba pověřená vedením administrativních pomůcek sloužících k evidenci autentizaci příslušné administrativní pomůcky?
ODPOVĚĎ:
Autentizovat administrativní pomůcku, resp. upravit před vzetím do užívání administrativní pomůcku, ve smyslu § 3 odst. 3 vyhlášky může odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba nebo bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba. Ze znění tohoto ustanovení vyhlášky tak jasně vyplývá, že bezpečnostní ředitel nemusí mít pověření odpovědné osoby k autentizaci administrativních pomůcek podle § 3 odst. 3 věty první vyhlášky.
V případě, kdy je osoba bezpečnostního ředitele (popřípadě odpovědná osoba) zároveň osobou pověřenou vedením jednacího protokolu nebo osobou pověřenou vedením administrativních pomůcek sloužících k evidenci, nemůže provést autentizaci příslušné administrativní pomůcky ve smyslu § 3 odst. 3 vyhlášky. Bude proto nutné, aby osoba bezpečnostního ředitele (popřípadě odpovědná osoba) pověřila takovou autentizací jinou osobu, která není pověřena vedením předmětné administrativní pomůcky.
Důvodem, proč osoba, která je pověřena vedením některé administrativní pomůcky podle § 3 odst. 3 věty první vyhlášky, nemůže sama autentizovat, je ochrana před případným pozměňováním údajů a jiným nežádoucím zásahům v rámci příslušné administrativní pomůcky. Výjimkou předvídanou v § 3 odst. 3 věty čtvrté za středníkem vyhlášky je případ, kdy je osobou pověřenou vedením jednacího protokolu odpovědná osoba, která zároveň vykonává funkci bezpečnostního ředitele, neboť např. v rámci konkrétního podnikatele ani jiná osoba není.
V této souvislosti upozorňujeme, že pověření k autentizaci musí být písemné a uchované až do vyřazení příslušné administrativní pomůcky (viz § 3 odst. 3 věta poslední vyhlášky).
11. OTÁZKA: Jak postupovat v případě, že složení skartační komise, které je podle přílohy č. 1 k vyhlášce uvedené na vnitřních deskách jednacího protokolu nebo další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky, nelze zapsat z důvodu nedostatku místa (řádků v tabulce) nebo rozsáhlosti skartační komise?
ODPOVĚĎ:
V případě nedostatku místa (řádků tabulce) nebo rozsáhlosti skartační komise na vnitřních deskách jednacího protokolu nebo další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé vyhlášky (dále jen „jednací protokol“) podle přílohy č. 1 k vyhlášce lze:
a) tabulku se všemi požadovanými náležitostmi uvést na dalších volných stranách listů jednacího protokolu, pokud jednací protokol takové volné strany listů obsahuje, nebo
b) uvést na vnitřních deskách jednacího protokolu písemný odkaz na dokument (např. vnitřní předpis), ve kterém budou uvedeny všechny požadované náležitosti podle přílohy č. 1 vyhlášky, resp. složení skartační komise k danému kalendářnímu roku s podpisy členů.
V případě uvedení odkazu na dokument, který obsahuje složení skartační komise k danému kalendářnímu roku s podpisy členů, lze tento dokument vyřadit nejdříve po vyřazení jednacího protokolu, ve kterém je odkaz na dokument uveden.
12. OTÁZKA: V rámci jednoho evidenčního místa se při přeevidování utajovaného dokumentu z jedné administrativní pomůcky určené k evidenci do jiné administrativní pomůcky určené k evidenci utajovaných dokumentů kontrolní list utajovaného dokumentu odpojuje a následně vytváří nový nebo se původní kontrolní list nemusí odpojit a zůstává tak u utajovaného dokumentu?
ODPOVĚĎ:
Podle § 3 odst. 1 písm. f) vyhlášky je kontrolní list administrativní pomůckou určenou pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu nebo spisu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily.
Při přeevidování utajovaného dokumentu v rámci jednoho evidenčního místa, kde jsou všechny administrativní pomůcky určené k evidenci vedeny v jednom seznamu administrativních pomůcek orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, nemusí dojít k odpojení kontrolního listu utajovaného dokumentu a k vytvoření nového kontrolního listu. V takovém případě však musí odpovědná osoba ve svém spisovém a skartačním řádu (u orgánu státu) nebo v interním aktu řízení upravujícího administrativní bezpečnost (u právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby) stanovit, že se při přeevidování utajovaného dokumentu opatřeného kontrolním listem do jiné administrativní pomůcky určené k evidenci utajovaných dokumentů tento kontrolní list ponechá u utajovaného dokumentu a není potřeba vytvořit nový kontrolní list z důvodu přeevidování utajovaného dokumentu v rámci jednoho evidenčního místa.
Při ponechání kontrolního listu u přeevidovaného utajovaného dokumentu se nové číslo jednací nebo jiné evidenční označení vyznačí na stávajícím kontrolním listu podle vzoru kontrolního listu uvedeného v příloze č. 6 k vyhlášce.
Vlastní odpojení kontrolního listu utajovaného dokumentu by následně bylo provedeno v souladu s § 3 odst. 6 vyhlášky.
13. OTÁZKA: Mohou být jednací protokoly utajovanou administrativní pomůckou?
ODPOVĚĎ:
Jednací protokoly jsou zpravidla neutajovanou administrativní pomůckou a utajované informace by tedy do nich neměly být zapisovány.
V případě, že bude nezbytné do jednacího protokolu utajované informace zapsat (např. původcem UI bude zpravodajská služba), je možné, kromě neutajovaného jednacího protokolu, vést pouze pro tyto informace zvláštní jednací protokol v režimu odpovídajícím nejvyššímu stupni utajení těchto informací.
Pokud bude do neutajovaného jednacího protokolu „omylem“ zaznamenána utajovaná informace, musí být jednací protokol utajen, a to podle stupně utajení zaznamenané informace. Záznam obsahující utajovanou informaci musí být označen odpovídajícím stupněm utajení (obdobně jako v § 5 odst. 3 vyhlášky č. 529/2005 Sb., § 8 odst. 2 vyhlášky č. 275/2022 Sb.) a s jednacím protokolem musí být dále nakládáno jako s utajovaným dokumentem stejného stupně utajení. Evidence dalších utajovaných dokumentů vedená v jednacím protokolu v listinné podobě bude:
- vedena v novém neutajovaném jednacím protokolu - číslo jednací bude navazovat, do předtištěného rámečku nad sloupce č. 1 – 2 jednacího protokolu se zapíše rozmezí pořadových čísel, a to číslo jednací navazující na číslo jednací z předchozího jednacího protokolu a posledního řádku stránky (např. 28 – 30), předcházející nevyužité řádky se proškrtnou (v této souvislosti však upozorňujeme, že může dojít k tomu, že evidence bude vedena v mnoha jednacích protokolech),
- pokračovat v původním jednacím protokolu (již utajovaném).
Evidence utajovaných dokumentů vedená v elektronickém systému spisové služby bude pokračovat kontinuálně a v jednacím protokolu vedeném v elektronické podobě pomocí jiné aplikace lze, pokud to bude technicky možné, využít i postup podle první odrážky výše.
