Podkladové materiály k žádosti podnikatele

Zákon v případě žádosti podnikatele o vydání osvědčení podnikatele rozlišuje dva typy žádosti. Prvním případem je žádost podle § 96 odst. 1 zákona, která je v textu označována jako „základní“ žádost. Druhým typem žádosti je žádost podnikatele podle § 96 odst. 3 a 4 zákona, která zohledňuje fakt, že podnikatel již je držitelem platného osvědčení podnikatele.

Náležitosti „základní“ žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona

1. formulář žádost podnikatele (vzor žádosti stanovený vyhláškou o průmyslové bezpečnosti – zde, žádost lze vyplnit – zde) obsahuje

  • identifikační údaje podnikatele,
  • stupeň utajení a formu přístupu k utajované informaci, pro který žádá o vydání osvědčení,
  • zdůvodnění nutnosti přístupu k utajované informaci podnikatelem, které obsahuje údaje o předmětu podnikání, v jehož rámci podnikatel požaduje přístup k utajované informaci, a okolnostech, které odůvodňují požadovanou formu přístupu podle § 20 zákona, a dále údaje o 
    • veřejné zakázce, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její zadavatel a předpokládaná doba trvání zadávacího řízení,
    • koncesní smlouvě, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její veřejný zadavatel a předpokládaná doba trvání koncesního řízení,
    • veřejné zakázce nebo koncesní smlouvě před zahájením zadávacího nebo koncesního řízení, o kterou se podnikatel hodlá ucházet a v rámci které se předpokládá přístup k utajované informaci, její zadavatel nebo veřejný zadavatel a předpokládaný termín zahájení zadávacího nebo koncesního řízení,
    • veřejné zakázce nebo koncesní smlouvě, v rámci které byl požadován přístup k utajované informaci, jejím zadavateli nebo veřejném zadavateli, pokud zadávací nebo koncesní řízení bylo zahájeno nejdéle pět let přede dnem podání žádosti podnikatele o vydání osvědčení podnikatele a předmět jejího plnění odpovídá předmětu podnikání podnikatele,
    • smlouvě, případně jiné právní skutečnosti, na základě které je požadován přístup k utajované informaci, předmět této smlouvy a poskytovatel utajované informace,
    • skutečnosti, na základě které bude u podnikatele vznikat utajovaná informace,
  • prohlášení, že údaje uvedené v žádosti a jejích přílohách jsou pravdivé a úplné,
  • datum vyplnění,
  • podpis odpovědné osoby podnikatele,

2. prohlášení podnikatele o zproštění povinnosti mlčenlivosti věcně a místně příslušného správce daně a jiné osoby zúčastněné na správě daní podle § 52 odst. 2 daňového řádu, a to v plném rozsahu údajů za účelem provedení bezpečnostního řízení (zde),

3. vyplněný dotazník podnikatele v elektronické podobě (soubor výhradně ve formátu .xml) (zde),

Pro příklad uvádíme:

Při vyplňování údajů v písmenu i) dotazníku podnikatele (§ 97 písm. i) zákona) – zahraniční obchodní partneři, s výjimkou obchodních partnerů z členských států Evropské unie, s celkovým finančním objemem uskutečněných obchodů nad 2 000 000 Kč v posledních pěti letech, podnikatel v žádosti podle § 96 odst. 1 zákona zjišťuje, zda v posledních 5 letech uzavřel obchody se zahraničním partnerem, jejichž celkový roční objem alespoň v jednom z pěti sledovaných let přesáhl částku 2 mil. korun. Pokud ano, je údajem vyplňovaným v dotazníku podnikatele; do položky „objem obchodů“ uvede výši všech obchodů s tímto partnerem za celé období 5 let.

Příklady:

Údaje podle § 97 písm. i) zákona 

  1. r. 2020 – 500 tis., r.2021 – 2 mil., r. 2022 – 200 tis., r. 2023 – 300 tis., r. 2024 – 1 mil. = neuvádí, protože v žádném z posledních pěti let nepřesáhl celkový roční objem výši 2 mil. Kč;
  2. r. 2020 – 600 tis., r. 2021 – 2,1 mil., r. 2022 – 300 tis., r. 2023 – 1,7 mil., r. 2024 – 500 tis. = uvádí, protože v roce 2021 přesáhl celkový roční objem výši 2 mil. Kč a v položce objem obchodů uvede částku 5,2 mil., tedy součet všech obchodů za 5 let

Údaje podle § 97 písm. j) zákona

Při vyplňování údajů v písmenu j) dotazníku podnikatele (§ 97 písm. j) zákona) čeští obchodní partneři a obchodní partneři z členských států Evropské unie v rozsahu stanoveném prováděcím právním předpisem, postupuje podnikatel podle ustanovení § 6 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti, který stanoví rozsah uváděných údajů.

4. písemnosti nutné k ověření podmínek podle § 16 zákona:

Podnikatel, který je fyzickou osobou, k žádosti podnikatele přikládá

  • smlouvu o tiché společnosti v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • smlouvy o nájmu prostor, budov a pozemků uvedených v § 97 písm. e) zákona v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • doklad o vydání dluhopisů s uvedením důvodu vydání a celkové výše vydaných dluhopisů v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • řádné účetní závěrky, pokud vede účetnictví a není osobou zapsanou do obchodního rejstříku, nebo daňová přiznání, pokud vede daňovou evidenci nebo uplatňuje výdaje procentem z příjmu podle zákona o daních z příjmů, a to za posledních 5 let, v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • zprávy auditora o povinném auditu účetních závěrek předkládaných podle předchozí odrážky, není-li osobou zapsanou v obchodním rejstříku, v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • přehled závazků z podnikatelské činnosti, které jsou po lhůtě splatnosti více než 180 dnů, s uvedením jednotlivých věřitelů a důvodu nezaplacení datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • výpis z účtu vlastníka v samostatné evidenci investičních nástrojů ne starší 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled všech účastí na akciových společnostech a majetkového podílu v procentech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled ostatních investičních cenných papírů1) za předpokladu, že nejsou v centrální evidenci, podílů a vkladů do základního kapitálu veřejné obchodní společnosti, komanditní společnosti a společností s ručením omezeným a členských vkladů v družstvech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled vkladů do základního kapitálu zahraniční obchodní společnosti datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii.

Podnikatelé, kteří nejsou fyzickou osobou, k žádosti podnikatele přikládají

  • doklady o rozhodnutích jeho orgánů o skutečnostech, které se zapisují do obchodního rejstříku a nejsou v něm dosud zapsány, v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • smlouvu o tiché společnosti u podnikatele v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • smlouvy o nájmu prostor, budov a pozemků uvedených v § 97 písm. e) zákona v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • doklad o vydání dluhopisů s uvedením důvodu vydání a celkové výše vydaných dluhopisů v originále, úředně ověřené kopii nebo prosté kopii,
  • přehled závazků z podnikatelské činnosti, které jsou po lhůtě splatnosti více než 180 dnů, s uvedením jednotlivých věřitelů a důvodu nezaplacení datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • výpis z účtu vlastníka v samostatné evidenci investičních nástrojů ne starší 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled všech účastí na akciových společnostech a majetkového podílu v procentech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled ostatních investičních cenných papírů1) za předpokladu, že nejsou v centrální evidenci, podílů a vkladů do základního kapitálu veřejné obchodní společnosti, komanditní společnosti a společností s ručením omezeným a členských vkladů v družstvech datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší než 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii,
  • přehled vkladů do základního kapitálu zahraniční obchodní společnosti datovaný a podepsaný odpovědnou osobou ne starší 60 dnů od data vystavení v originále nebo úředně ověřené kopii.

5. bezpečnostní dokumentaci podnikatele, která obsahuje systém ochrany utajovaných informací u podnikatele, jeden výtisk musí být uložen u podnikatele, který je povinen ji průběžně aktualizovat; bezpečnostní dokumentace musí obsahovat:

  • specifikaci utajovaných informací, k nimž má podnikatel přístup, včetně výčtu těchto utajovaných informací s uvedením jejich původce nebo poskytovatele, stupně utajení a specifikace zakázky, včetně utajovaných informací cizí moci, ke kterým má podnikatel přístup, popřípadě potvrzení podle § 97 písm. h) zákona,
  • analýzu možného ohrožení utajovaných informací, vhodná a účinná ochranná opatření ke snížení rizik,
  • popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací.

Bližší informace k obsahu bezpečnostní dokumentace podnikatele naleznete zde.

Upozornění:

Podnikatel nemůže v rámci jedné žádosti požádat o tzv. kombinaci stupňů, tedy žádat o rozdílný stupeň utajení pro tzv. „seznamování se“ s utajovanou informací (viz § 20 odst. 1 písm. b) zákona) a jiný stupeň utajení pro tzv. „poskytování, vznik a uchovávání“ utajované informace (viz § 20 odst. 1 písm. a) zákona)!

Jednou z podmínek pro zahájení bezpečnostního řízení o žádosti podnikatele o vydání osvědčení podnikatele je uhrazení správního poplatku podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, při podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele.

Část bezpečnostní dokumentace podnikatele - „popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací“ - je nutné strukturovat podle těchto druhů specifikovaných v § 5 zákona:

  • personální bezpečnost (Hlava II. zákona),
  • administrativní bezpečnost (Hlava IV. zákona),
  • fyzická bezpečnost (Hlava V. zákona),
  • bezpečnost informačních systémů nebo komunikačních systémů (Hlava VI. zákona),
  • kryptografická ochrana (Hlava VIII. zákona).

Při zpracování bezpečnostní dokumentace podnikatele v oblasti použití prostředků zajištění ochrany utajovaných informací je nutné vždy vycházet z prováděcích právních předpisů k zákonu (vyhlášek). Pokud podnikatel zamýšlí nakládat s utajovanými informacemi v informačním a komunikačním systému nebo využívat kryptografické prostředky ochrany, musí v podobě samostatné žádosti požádat Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost o certifikaci informačního a komunikačního systému nebo certifikaci kryptografického prostředku (postup doporučujeme předem konzultovat s uvedeným úřadem).

Pokud podnikatel v žádosti o vydání osvědčení podnikatele žádá o formu přístupu k utajované informaci, která spočívá pouze v tzv. „seznamování se“ s utajovanými informacemi, obsahuje bezpečnostní dokumentace podnikatele v části - „popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací“ - jen popis realizace opatření personální bezpečnosti.

Co musí podnikatel v rámci bezpečnostního řízení zajistit ve vztahu k osobám (zaměstnancům) u podnikatele, u kterých se předpokládá přístup k utajovaným informacím

Odpovědná osoba podnikatele, který podal žádost o vydání osvědčení podnikatele, musí zajistit, aby fyzické osoby u podnikatele, u nichž se předpokládá přístup k utajovaným informacím na základě platného osvědčení podnikatele příslušného stupně utajení, podaly u Úřadu žádost o vydání tohoto osvědčení. Podrobné informace k tomuto postupu jsou uvedeny v části Personální bezpečnost.

Náležitosti žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle § 96 odst. 3 a 4 zákona

Pokud podnikatel, který má mít přístup k utajovaným informacím po uplynutí platnosti stávajícího osvědčení podnikatele, požádá o vydání nového osvědčení podnikatele před uplynutím doby platnosti dosavadního osvědčení podnikatele ve lhůtě nejméně:

  • 7 měsíců u nové žádosti o vydání osvědčení podnikatele pro stupeň utajení Důvěrné,
  • 9 měsíců u nové žádosti o vydání osvědčení podnikatele pro stupeň utajení Tajné,
  • 11 měsíců u nové žádosti o vydání osvědčení podnikatele pro stupeň utajení Přísně tajné,

předkládá podnikatel tyto materiály:

1. formulář žádost podnikatele (vzor žádosti stanovený vyhláškou o průmyslové bezpečnosti – zde, žádost lze vyplnit – zde) obsahuje

  • identifikační údaje podnikatele,
  • stupeň utajení a formu přístupu k utajované informaci, pro který žádá o vydání osvědčení,
  • zdůvodnění nutnosti přístupu k utajované informaci podnikatelem, které obsahuje údaje o předmětu podnikání, v jehož rámci podnikatel požaduje přístup k utajované informaci, a okolnostech, které odůvodňují požadovanou formu přístupu podle § 20 zákona, a dále údaje o
    • veřejné zakázce, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její zadavatel a předpokládaná doba trvání zadávacího řízení,
    • koncesní smlouvě, v rámci které je požadován přístup k utajované informaci, její veřejný zadavatel a předpokládaná doba trvání koncesního řízení,
    • veřejné zakázce nebo koncesní smlouvě před zahájením zadávacího nebo koncesního řízení, o kterou se podnikatel hodlá ucházet a v rámci které se předpokládá přístup k utajované informaci, její zadavatel nebo veřejný zadavatel a předpokládaný termín zahájení zadávacího nebo koncesního řízení,
    • veřejné zakázce nebo koncesní smlouvě, v rámci které byl požadován přístup k utajované informaci, jejím zadavateli nebo veřejném zadavateli, pokud zadávací nebo koncesní řízení bylo zahájeno nejdéle pět let přede dnem podání žádosti podnikatele o vydání osvědčení podnikatele a předmět jejího plnění odpovídá předmětu podnikání podnikatele,
    • smlouvě, případně jiné právní skutečnosti, na základě které je požadován přístup k utajované informaci, předmět této smlouvy a poskytovatel utajované informace,
    • skutečnosti, na základě které bude u podnikatele vznikat utajovaná informace,
  • prohlášení, že údaje uvedené v žádosti a jejích přílohách jsou pravdivé a úplné,
  • datum vyplnění,
  • podpis odpovědné osoby podnikatele,

2. prohlášení podnikatele o zproštění povinnosti mlčenlivosti věcně a místně příslušného správce daně a jiné osoby zúčastněné na správě daní podle § 52 odst. 2 daňového řádu, a to v plném rozsahu údajů za účelem provedení bezpečnostního řízení (zde),

3. vyplněný dotazník podnikatele v elektronické podobě (soubor výhradně ve formátu .xml) (zde) s tím, že v dotazníku podnikatele se vyplňují pouze základní identifikační údaje, v rozsahu název nebo obchodní firma a identifikační číslo osoby a údaje, které se změnily v průběhu platnosti osvědčení podnikatele a nebyly oznámeny podle § 7 odst. 2 a 3 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti,

4. písemnosti nutné k ověření podmínek podle § 16 zákona, stanoví-li tak vyhláška o průmyslové bezpečnosti – viz výše – bod 4 kapitoly Náležitosti základní žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona,

5. bezpečnostní dokumentaci podnikatele v rozsahu změn, které nebyly Úřadu oznámeny podle § 9 a 10 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti.

Pro příklad uvádíme:

Podnikatel při podání základní žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona uvedl v dotazníku podnikatele mimo jiné údaje o jednateli podnikatele - položka a) - a údaje o platných účtech - položka d).

Neuvedl žádné zahraniční obchodní partnery - položka i), protože neuzavřel žádné smlouvy, jejichž celkový finanční objem uskutečněného obchodu by činil více než 2.000.000 Kč, a neuvedl žádné údaje v položce h) – smlouvy, jejichž předmět plnění obsahuje utajované informace.

Po vydání osvědčení podnikatele u něho došlo ke změnám spočívajícím ve jmenování druhého jednatele, v přistoupení tichého společníka, založení nových účtů u banky v ČR a jednoho účtu u banky v zahraničí, uzavření smlouvy s obchodním partnerem z USA s celkovým objemem uskutečněného obchodu 2.500.000 Kč a s obchodním partnerem z Egypta, přičemž celkový objem tohoto obchodu činil 1.500.000 Kč. Podnikatel také zřídil dvě nové zabezpečené oblasti a na základě smluvního vztahu došlo k přijetí utajovaných informací, které jsou uloženy u podnikatele. Na podnikatele byl podán insolvenční návrh, který však byl na základě rozhodnutí insolvenčního soudu odmítnut.

Podnikatel má v tomto případě podle § 7 až 10 vyhlášky o průmyslové bezpečnosti povinnost oznámit pouze změny:

  • v položce a) a c) formou vyplnění těchto údajů v dotazníku podnikatele a doložením rozhodnutí orgánu podnikatele o jmenování druhého jednatele (např. rozhodnutí valné hromady) a smlouvou o tichém společenství u podnikatele, a to neprodleně,
  • v položce d) formou vyplnění údajů k účtu zřízenému u banky v zahraniční, a to v rámci ročního oznamování změn, které je povinen učinit ke dni, který se shoduje se dnem vydání osvědčení podnikatele,
  • v bezpečnostní dokumentaci v části „popis způsobů realizace jednotlivých druhů zajištění ochrany utajovaných informací“ formou aktualizovaného popisu druhu fyzická bezpečnost, a to neprodleně,
  • v položce i) formou vyplnění těchto údajů v dotazníku podnikatele (pouze obchodního partnera z USA, protože celkový objem obchodu s ním přesahuje výši 2.000.000,- Kč), a to v rámci ročního oznamování změn, které je povinen učinit ke dni, který se shoduje se dnem vydání osvědčení podnikatele,
  • v položce h) formou vyplnění těchto údajů v dotazníku podnikatele a formou aktualizované části bezpečnostní dokumentace „výčet utajovaných informací…“, a to v rámci ročního oznamování změn, které je povinen učinit ke dni, který se shoduje se dnem vydání osvědčení podnikatele.

Při podání následné žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle § 96 odst. 3 a 4 zákona je pak povinen v dotazníku podnikatele uvést údaje způsobem popsaným pro tuto žádost pod bodem 3.

Protože od posledního ročního oznamování změn (§ 7 odst. 3 písm. b) vyhlášky o průmyslové bezpečnosti) došlo i k obměně utajovaných informací uložených u podnikatele, je povinen také vyplnit údaje v položce h) dotazníku podnikatele a předložit aktualizovanou část bezpečnostní dokumentace - „výčet utajovaných informací…“.

Upozornění:

Pokud podnikatel nedodrží výše uvedené minimální lhůty pro podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle § 96 odst. 3 a 4 zákona, bude jeho povinností podat novou kompletní základní žádost podle zákona - viz výše - Náležitosti „základní“ žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona – včetně uhrazení správního poplatku podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, při podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele.

Za žádost podle § 96 odst. 3 a 4 zákona není považovaná každá následně podaná žádost bez ohledu na skutečnost, jakým způsobem bylo (příp. nebylo) bezpečnostní řízení týkající se předchozí žádosti ukončeno.

Pro příklad uvádíme:

Podal-li podnikatel žádost o vydání osvědčení podnikatele a řízení:

  • bylo zastaveno,
  • bylo ukončeno rozhodnutím o nevydání osvědčení podnikatele nebo
  • stále probíhá,

následně podnikatelem podaná žádost o vydání dalšího osvědčení podnikatele musí být novou kompletní základní žádostí podle zákona - viz výše - Náležitosti „základní“ žádosti o vydání osvědčení podnikatele podle zákona – včetně uhrazení správního poplatku podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, při podání žádosti o vydání osvědčení podnikatele.

1 Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.