Vyznačování zrušení stupně utajení na písemnostech uložených v archivech
K 1. lednu 2008 došlo na základě ustanovení § 157 odst. 3 zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), ke zrušení stupně utajení utajovaných dokumentů, které vznikly do 31. prosince 1992, tedy před vznikem samostatné České republiky. Stupeň utajení nebyl podle uvedeného ustanovení zrušen u těch utajovaných dokumentů, u kterých oprávněné subjekty v zákonem stanovené lhůtě do 31. prosince 2007 rozhodly, že důvod pro utajení i nadále trvá.
Vzhledem ke skutečnosti, že se v archivech nachází velké množství listin, na kterých jsou stále vyznačeny formální znaky utajovaného dokumentu, přičemž u většiny lze aplikovat citovaný § 157 odst. 3 zákona, případně u nich byl již dříve zrušen stupeň utajení samostatnými rozhodnutími oprávněných subjektů podle § 22 zákona nebo ještě podle předchozího zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, byla již v minulosti řešena otázka způsobu vyznačení zrušení stupně utajení na předmětných dokumentech uložených v archivech.
Národní bezpečnostní úřad po celou dobu zastává konzistentní stanovisko, podle kterého je nezbytné jednoznačné prokazatelné odlišení utajovaného dokumentů od dokumentů neutajovaných, a to zejména pro zachování právní jistoty třetích osob vzhledem ke stanoveným zákonným povinnostem a k zamezení přístupu neoprávněných osob k utajované informaci.
Ke zrušení stupně utajení utajovaných dokumentů na základě § 157 odst. 3 zákona došlo rozhodnutím zákonodárce hromadně a ve stejný časový okamžik. Doplňující údaje, které se podle ustanovení § 6 odst. 1 věty třetí vyhlášky č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů, uvádějí na utajovaný dokument, u kterého byl zrušen stupeň utajení – datum provedení vyznačení zrušení stupně utajení, příjmení a podpis osoby, která zrušení stupně utajení na utajovaném dokumentu vyznačila, nejsou v tomto případě z hlediska ochrany utajovaných informací podstatné, a lze je tedy považovat za zbytné.
Pro zabránění případného poškození historických listin uložených v archivech, u kterých byl zrušen stupeň utajení na základě § 157 odst. 3 zákona, k němuž by mohlo dojít při dodržení standardního postupu vyznačení zrušení stupně utajení, lze akceptovat i takový postup, při kterém sice nebude důsledně dodržen způsob vyznačení zrušení stupně utajení stanovený v § 6 odst. 1 vyhlášky č. 529/2005 Sb., bude ale umožněna jednoznačná identifikace skutečnosti, že stupeň utajení konkrétního dokumentu byl zrušen. Za dostatečné považujeme např. použití razítka obsahujícího informaci o zrušení stupně utajení podle § 157 odst. 3 zákona (otisk razítka lze použít i pro škrtnutí stupně utajení), alternativně přiložení průsvitky obsahující standardní záznam o zrušení stupně utajení při každém vyhotovení reprodukce nebo vystavení (zpřístupnění) archiválie, případně trvalé přiložení dalšího listu obsahujícího standardní záznam o zrušení stupně utajení k archiválii.
Z reprodukce vytvořené z takovéto archiválie v jakékoliv podobě pak musí být zřejmé, že se již nejedná o utajovaný dokument, resp. že jeho stupeň utajení byl zrušen.
