Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), nestanoví, zda a jaké dokumenty je nezbytné uchovávat pro plnění povinnosti podle § 67 odst. 1 písm. c) zákona. V poslední větě § 9 odst. 1 zákona je pouze povinnost odpovědné osoby uložit jeden výtisk poučení.
Národní bezpečnostní úřad v rámci kontroly nebo správního řízení může zjišťovat, zda měla fyzická osoba oprávněný přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené na základě oznámení a poučení, a zda proběhlo ověřování splnění podmínek pro vydání oznámení podle § 6 zákona. Uchovávání poučení, kopie oznámení, výpisu z evidence Rejstříku trestů a prohlášení fyzické osoby o svéprávnosti vyplývá z potřeby případného prokazování oprávněnosti přístupu k utajovaným informacím.
S ohledem na § 32 odst. 3 zákona č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, který stanoví, že odpovědnost za přestupek zaniká nejpozději 5 let od jeho spáchání, považuje Národní bezpečnostní úřad za odůvodněné nastavit pro výše uvedené dokumenty, s ohledem na případné dokazování, skartační lhůtu alespoň 5 let ode dne zániku platnosti oznámení.
